La Gestión de Proyectos es una actividad íntimamente ligada a la Dirección
Empresarial con un componente de Arte y otro de Ciencia. La parte más artística
viene dada por la propia característica de los proyectos que, por definición, son
únicos, por lo que para su gestión el Director o Jefe de Proyectos ha de recurrir a
su experiencia y su buen hacer, es decir, a su arte.
Pero a su vez la Gestión de Proyectos es una ciencia que cuenta con más de
100 años a sus espaldas, desde la introducción por Henry Gantt de su popular
técnica de representación del cronograma o con la introducción de la producción
en cadena por otro Henry (Ford).
Desde sus comienzos esta ciencia ha evolucionado hasta lo que es hoy en
día, y desde entonces los Directores de Proyecto se han apoyado en diversos
tipos de herramientas para la gestión de sus proyectos, siendo una de ellas
Microsoft Project, de gran aceptación por el mercado.
Microsoft Project es una herramienta concebida para asistir a los Directores
de Proyectos en el desarrollo de planes de proyectos (cronogramas), el establecimiento
de dependencias entre tareas, la asignación de recursos a las mismas,
la gestión del presupuesto, la gestión de las cargas de trabajo y, con especial
énfasis, en el seguimiento del progreso del proyecto, que aplica y se apoya en
los procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del
Project Management Institute (PMI) [2].
ESIC ya ha publicado un cuaderno técnico donde se describe la metodología
y los procedimientos requeridos para la gestión de proyectos [1]. El objetivo de
este cuaderno técnico que tiene en sus manos, que se complementa con el anterior
si bien puede ser tratado como una unidad separada, es la aplicación práctica
de estos procedimientos de Gestión de Proyectos apoyándonos en un caso
práctico, que iremos elaborando poco a poco mediante sucesivas actividades
que nos ayudarán a conocer los conceptos básicos del uso de MS Project en su
versión 2016 paso por paso.
El objeto final no es ser una guía exhaustiva y completa de MS Project; para
eso nos apoyaremos en otros manuales existentes en el mercado, sino la elaboración
gradual de un caso práctico mediante el cual el alumno no solo conseguirá
aprender los pasos y elementos básicos de MS Project, si no los conceptos de
Gestión de Proyectos en los que se apoyan.
Para ello los autores hemos elaborado un sencillo, pero completo, caso práctico
apoyándonos en una de las actividades que realiza la escuela para los antiguos
alumnos: la Feria de Empleo de ESIC.
Este caso no deja de ser una simplificación de una realidad mucho más compleja,
pero servirá al alumno para comprender los fundamentos de la gestión de
proyectos mediante MS Project, conceptos que esperamos les sirvan a los alumnos
para la realización de sus proyectos de empresa, tanto dentro de la escuela,
como al salir de la misma.
Este es nuestro empeño.
INDICE:
Fase de preparación del proyecto.- Fase de Planificación.- Fase de Seguimiento.- Fase de Cierre: Comunicación de resultados.- Consolidación de proyectos y creación del fondo de recursos.- Bibliografía.